備忘録の管理

備忘録の管理

• 備忘録
• To Do List
• Action List
• スケジュール表
• 予定表
• カレンダー
• 課題管理表

名称は様々。内容は人それぞれ。自由に作って利用すればよい。

備忘録は作り込むプロセスと参照（利用）するプロセスと更新するプロセスがある。 スマホは常に利用できると前提に置くならデジタル化の入り口はメールが手軽だろう。タイトルは備忘録としておく。メールの中でも備忘録で検索すれば全容の一部を把握できる。

次にメールからクラウド上のGoogleドライブのドキュメントに落とし込む。利用時はマイポータルからリンクを取って参照すればよい。

⇒ツールとして利用するものに「ＨＴＭＬ」はステータス更新管理が返って面倒。構造的に緩いワードのGoogle版「ドキュメント」が良さそうだ。

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手順：

• STEP-1:Imagination

何を見ていて、何かを聞いていて、人に言われて、ふと思い出して、はっと気づいて、これだと思って、気になったこと、忘れていたこと、大事なことを意識する。夢を見ていてでも構わない。心の中で（頭の中で）簡単な言葉にする。言葉にして心に受け止める。頭に思い描く。心のアイデア。

• STEP-2:Image Out / Record

メモに書き出す。近くにメモ用紙とペンがあれば。スマホがあればスマホの中のメモでもメールでも手軽なツールで文字に書き出す。後で思い出せる程度の内容で記述する。アイデアの本質を後で読んで分かるような具体性で記述する。文字のアイデア。STEP-1から数分以内に。

アイデアの源泉が目の前に並んでいるならカメラで撮影しても、ビデオに収めても、音声を取り出してもよい。 メモとメディアを併用するのは有効だろう。

• STEP-3:Registration

備忘録に登録。リストへの追加。今の日付。文字のアイデアを吟味。文字のアイデアから2時間以内。記憶と文字が整合している間に作業する。可能ならアクション、納期、要件など付記する。行動が具体化できるものはカレンダー（実行プラン）に反映。

• STEP-4:Update

備忘録の点検。１件ずつフォローする。アイデア、アクション、要件などのメンテナンス。重複した案件は整理する。終了した物はリジェクト。アイデアに限界があるものもリジェクト。

• STEP-5:Management

備忘録の管理。リジェクトした案件は「備忘録の墓」に埋葬する。または単純に削除する。殆どの場合イシュー事項は２年定期で繰り返すから２年経過したものは永久削除でもよい。

繰り返し発生するものは定例行事にする。カレンダー、年間計画、課題管理などに反映させる。

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構造：

普通なら例えばこんな感じ。

（ステータス）（重要度）（起草日）（納期）（起草）⇒（結果１）（結果２）・・（終了日）

しかし頭が重い。ステータスは不要。リストに残っていれば未了扱いでいいだろう。起草日はアペンドして行けばシーケンスから推定できるし必ずしも重要ではない。納期は重要だが備忘録の内容によっては無意味な時もある。備忘録の草稿内容の一部と考えて良い。

 ｜（起草・納期・重要度＠起草日）｜⇒｜（結果１@日付）（結果２＠日付）・・｜（⇒｜（展開）｜）

起草メモと結果メモのみにする。日付情報などは重要な場合は付記するが拘る必要はない。 何かのチェックリスト、定期アクションなどに展開する時は追加のメモを入れておくと利用価値が出るかも。縦線｜は構造的な仕切りとする。

色分け：

起草は標準カラー（黒）。結果を入れたら終了カラー（青）。展開させるものは注意カラー（ピンク）。標準カラー以外は順次削除していくこと。

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